2016 oktober 17 Programma van eisen en verslag van 19 september C’sie Renovatie stadhuis

Programma van eisen en verslag van 19 september C’sie Renovatie stadhuis

Voor download programma van eisen Klik op de afbeelding:

82ae20170f4001053c4ebc3f735a25b8

Beknopt verslag van de vergadering van de commissie Renovatie stadhuis 2016 van de gemeente Den Helder
van maandag 19 september 2016 aanvang 18.30 uur.

1. Opening en mededelingen.
De voorzitter, de heer P.R. Reenders, opent de vergadering en heet iedereen welkom.

2. Vaststelling agenda.
De agenda is ongewijzigd vastgesteld.

3. Vaststelling vergaderverslag 29 augustus 2016.
Het verslag is ongewijzigd vastgesteld.

4. Voortgang ontwikkelingen Programma van eisen.

A. Tijdelijke verhuizing tijdens renovatiewerkzaamheden en overgang naar nieuwe werken.
Het werkbezoek aan Haarlem en Purmerend heeft onder andere aangegeven dat een goede voorbereiding van de ambtelijke organisatie op het nieuwe werken zeer belangrijk is voor het slagen van de transitie. Deze voorbereiding is inclusief de tijdelijke verhuizingen en omvorming tijdens de renovatiewerkzaamheden. De commissie stelt voor dat, indien dat er nog niet is, de gemeentesecretaris hier een plan voor opstelt en zorgt dat bijvoorbeeld via bijeenkomsten de ambtelijke organisatie wordt voorbereid. Ook maakt de commissie zich zorgen over geluiden binnen de afdeling Sociaal Domein die aangeven dat daar niet zou kunnen worden overgegaan op het nieuwe werken. Het moet duidelijk zijn dat de gehele organisatie overgaat op het nieuwe werken, er kan geen sprake zijn van afwijkingen. Dat zou het concept ernstig onderuit halen. Wethouder Kos geeft aan dat het nieuwe werken het uitgangspunt is voor de inrichting. Dat geldt voor alle afdelingen. Deze omslag wordt gezamenlijk gemaakt. Hij geeft aan dat hij er voor zal zorgen dat iedereen hier op het juiste moment klaar voor is. Daar waar noodzakelijk zal maatwerk worden geleverd. De heer Wouters oppert de suggestie om de gemeentesecretaris de commissie hierover te laten informeren.

B. Betrekken commissie duurzaam bij opstellen en formuleren van het Programma van eisen.
De commissie is met enkele raadsleden van mening dat het streven naar duurzaamheid meer aandacht moet krijgen. Daarbij zou zoveel mogelijk moeten worden gestreefd naar een energie 0 status (bijvoorbeeld door isolatieprogramma met warmtepomp installatie waarvan elektriciteit via zonnecellen wordt terugverdiend). Het voorstel van de commissie is om in dit licht (aangeven van mogelijkheden en idee) en met deze opdracht de commissie duurzaam nadrukkelijk te betrekken bij het opstellen en formuleren van het plan van eisen. Wethouder Kos geeft hierop aan dat er met betrekking tot duurzaamheid al een advies is gevraagd. De wethouder geeft aan dit advies te delen met de commissie duurzaam. Vanuit de commissie wordt de suggestie gedaan om, in het kader van duurzame oplossingen, mogelijk eens te gaan kijken bij het project “Zoetelief” van Woningstichting Den Helder op de hoek Beatrixstraat/Keizerstraat.

C. Ter informatie (met toelichting): tussentijdse bevindingen (als onderdeel van het proces met betrekking tot het programma van eisen).
De heer Wouters geeft op voorhand aan dat het stuk de commissie vrij laat heeft bereikt. De vragen die daarom in een later stadium bij de commissieleden opkomen worden dan alsnog naar de wethouder gemaild. Vervolgens kan dit document als basis dienen voor het Programma van eisen. Wethouder Kos vraagt de commissie om input met betrekking tot het onderdeel ‘Bestuursdomein’ en wijst hierbij op het strakke tijdpad. De heer Wouters geeft aan dit op korte termijn met de griffie af te stemmen.

De commissie wijst op het belang van de ICT infrastructuur. De wethouder onderschrijft eveneens het cruciale belang van ICT en geeft aan daar ook druk mee bezig te zijn. De heer Salverda geeft daarbij aan dat vervangingsinvesteringen geen onderdeel zijn van het beschikbare budget.

5. Contractering/aanbesteding.
Mevrouw Kaag geeft aan dat in de memo een opsomming wordt gegeven van de mogelijke contractvormen. Naarmate het proces vordert volgt een verdere verfijning van de mogelijkheden.

6. Volgende vergadering.
De volgende vergadering is gepland op maandag 10 oktober 2016, aanvang 18:30 uur (tijdstip onder voorbehoud).

7. Rondvraag.
De heer Kos geeft aan dat het proces zich onder een grote tijdsdruk afspeelt. De wethouder geeft aan dat er voor gewaakt moet worden dat, in verband met de strakke planning, niet de ondergrens van de zorgvuldigheid geraakt wordt.
De heer Wouters geeft hierbij aan dat er dan wel sprake moet zijn van zwaarwegende omstandigheden en dat de commissie hiervan dan zo spoedig mogelijk op de hoogte dient te worden gebracht.

8. Sluiting.
De voorzitter sluit de vergadering.

 

Download klik op de link:

20161003_rapportage-rf-pve_fase-02_

memo-pve-en-notitie-trade-off-contractvormen

verslag-com-renovatie-stadhuis-19-september-2016